Como Iniciar uma Agência de Marketing Digital + PDF Grátis

Iniciar uma agência de marketing digital é uma das empreitadas comerciais mais gratificantes e empolgantes nas quais você pode se embarcar.

Mas também é altamente competitivo. De acordo com Clutch.co, existem mais de 16.000 agências digitais somente nos EUA.

Embora possa parecer um mercado saturado, na verdade existem ótimas oportunidades para novas agências focadas em oferecer novas ideias dentro de áreas de nicho sob o amplo guarda-chuva do "marketing digital".

De acordo com o Clutch.co, existem mais de 16.000 agências digitais somente nos EUA.

A definição ampla de marketing digital é o uso de canais digitais como sites, mobile, busca, display, mídias sociais, email e quaisquer outros canais digitais para promover produtos e serviços.

Enquanto esses canais são os principais, existe uma longa cauda de canais que se encaixam na categoria "outros", incluindo PR, influenciador, afiliado, podcasts, ebooks, jogos, SMS/MMS e mais. Para leitura adicional, confira os 10 Principais Tipos de Marketing Digital.

Com mais de 1.500 clientes de agências digitais, a SEOptimer está em uma posição única para analisar a indústria de agências digitais.

Nossa equipe também tem experiência trabalhando do lado da agência e entende as complexidades em gerenciar uma agência.

Neste guia, vamos cobrir algumas considerações comuns que você precisa levar em conta ao aprender sobre como iniciar uma agência de marketing digital.

Como Iniciar uma Agência de Marketing Digital - Guia Rápido

1. Escolha que tipo de agência de marketing digital você gostaria de iniciar.
2. Desenvolva seu modelo de negócios.
3. Estabeleça suas principais exigências de pessoal.
4. Defina os objetivos da sua agência.
5. Atualize suas habilidades onde necessário.
6. Estabeleça seus custos operacionais.
7. Encontre clientes e ganhe contratos.
8. Gerencie sua agência.
9. Gerencie os funcionários da sua agência.

O que é uma Agência de Marketing Digital e o que Elas Fazem?

A definição de uma agência digital é uma empresa que fornece desenvolvimento criativo, estratégico e técnico de produtos e serviços baseados em tela para clientes.

Andrew Bailey, CEO da The&Partnership descreve uma agência como "um grupo de pessoas excelentes colaborando em torno de um desafio difícil e encontrando soluções que impulsionam o negócio dos clientes".

A principal razão pela qual eles existem é que a maioria dos clientes não possui os recursos para executar o marketing digital por conta própria. Como o escopo potencial das agências digitais é amplo, existem muitas habilidades especializadas que os clientes podem aproveitar sem a necessidade de empregar todos esses especialistas internamente.

Embora haja uma tendência recente de as marcas transferirem mais funções de marketing para dentro de casa, sempre haverá um papel para as agências assumirem trabalhos nos quais os clientes simplesmente não têm os recursos ou capacidades.

Andrew Bailey, descreve uma agência como "um grupo de pessoas excelentes colaborando em torno de um desafio difícil e encontrando soluções que impulsionam o negócio dos clientes".

A maioria dos fundadores de agências trabalha como freelancer ou consultor para clientes antes de realmente formar uma agência. Nosso guia anterior descreve como é trabalhar como um freelancer de marketing digital.

Este é um caminho muito comum e oferece uma ótima prévia de trabalhar diretamente com clientes. Freelancers que acumulam uma grande carga de trabalho podem se ver organicamente transformando-se em uma agência assim que começam a contratar outros freelancers para ajudá-los.

Em termos de trabalho, não há muitas diferenças no resultado trabalhando como freelancer ou como fundador de uma pequena agência. As verdadeiras diferenças surgem quando o negócio começa a escalar e à medida que você contrata mais pessoas. Algumas coisas permanecem as mesmas.

O modo padrão de um cliente trabalhar com uma agência no início do relacionamento é realizar um processo de integração completo. Este é o primeiro passo em direção a alcançar a melhor colaboração entre agência e cliente.

O processo de integração garante que tanto a agência quanto o cliente estejam claros sobre os objetivos de negócios, papéis e responsabilidades, público-alvo, expectativas de comunicação, entregáveis, cronogramas, estratégia geral e relatórios. A agência B2B, New Breed Marketing, disponibilizou seu processo de integração online:

Após a conclusão do processo de integração, é hora de realmente começar o trabalho. Isso é quase sempre conduzido pelo briefing, que é um documento empresarial que descreve o problema de negócios que o cliente deseja resolver.

A agência então responde ao briefing geralmente com várias ideias, potencialmente em diferentes níveis de orçamento, complexidade, etc. O briefing é a estrela-guia e cada decisão tomada sobre o trabalho precisa ajudar a impulsionar o objetivo de negócios delineado no briefing.

Uma vez que é decidido o que o trabalho envolve, mais pessoas potencialmente se envolvem (tanto do lado da agência quanto do lado do cliente), seja movendo pixels para criar ativos digitais, escrevendo conteúdo, reservando anúncios, cortando código ou gravando vídeo - todas essas pessoas começam a gastar tempo trabalhando no trabalho.

Geralmente há rodadas de revisão que permitem ao cliente fornecer feedback sobre o trabalho até que seja entregue ou o projeto esteja completo.

Como as Agências Digitais Ganham Dinheiro?

Darren Woolley, CEO e Fundador da TrinityP3 sugere que existem três principais modelos de negócios de agências digitais. Algumas utilizam apenas 1 modelo, no entanto, a maioria utiliza uma combinação dependendo dos orçamentos dos clientes e das expectativas:

1. Taxas do Projeto: este é o modelo mais comum onde a taxa do projeto é determinada com base em uma tarifa por hora ou por dia para peças individuais de trabalho. Nos últimos anos, este modelo se tornou a norma.

1. Retainers: tipicamente, essa é uma taxa mensal dividida em horas faturáveis de certos membros da agência (baseada no rate card da agência) mais despesas gerais e margem de lucro. Esse modelo era o mais comum nos anos 2000, mas orçamentos apertados e marcas realizando mais trabalhos internamente levaram a uma redução de clientes retidos.
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3. Comissão: uma porcentagem (tipicamente 10% ou mais) cobrada em cima de taxas de terceiros como mídia paga ou produção. Isso também pode ser uma comissão baseada em receita cobrada por agências de desempenho que recebem uma parte das vendas.

Em 2019, a Credo pesquisou 271 fundadores de agências ao redor do mundo para encontrar a taxa horária média de consultores e agências de marketing digital. Eles descobriram que a taxa horária média mundial era de $148.13.

fonte: Credo

Quase um terço de todas as agências cobra entre $101-$150 por hora em média. No entanto, há muitos detalhes escondidos nessa média, como país, tipo de agência e tamanho da agência.

Ao fazer uma rápida divisão por país, entre os Estados Unidos e o Reino Unido, podemos ver uma diferença interessante:

fonte: Credo

Agências digitais dos EUA cobram em média $56 a mais do que suas equivalentes do Reino Unido. Até mesmo "todos os outros países" cobram em média $19 a mais do que as agências do Reino Unido também.

Talvez isso possa ser explicado pela maior concorrência no Reino Unido ou talvez pelo atual clima econômico e orçamentos mais apertados dos clientes.

fonte: Credo

Ao analisar os dados de taxa horária por tamanho da empresa, podemos ver uma correlação bastante evidente entre o tamanho da agência e a taxa horária. Quanto maior a agência, maior a taxa.

Quanto Dinheiro as Agências Digitais Ganham?

Isso realmente se resume ao tipo de modelo de negócios (como acima) e que tipo de clientes você está visando.

Em termos de contratos mensais fixos, Zachary Chastain, Estrategista Digital Sênior na FUEL for Brands, diz que ao trabalhar para pequenas empresas os valores podem ser bem baixos: $2,000 - $4,000 por mês.

Ele diz, no entanto, que a maioria das pequenas empresas opta apenas por trabalhos por projeto. Isso significa que você precisará de um fluxo constante de projetos chegando e pelo menos uma pessoa focada exclusivamente em vendas.

Para PMEs e pequenas corporações, estes podem valer até $10,000 por mês, mas são mais difíceis de conseguir, especialmente quando você está começando.

Para grandes agências que buscam grandes marcas, esses contratos de manutenção podem começar em $15,000 por mês e aumentar a partir daí.

Que Tipo de Agência Digital Você Deve Iniciar?

Se você visitar o site de qualquer agência digital, provavelmente haverá uma aba "Serviços" no menu principal que descreve de forma ampla quais serviços a agência pode oferecer.

A ausência de serviços aqui é importante de se notar porque a maioria das agências não consegue executar todos os aspectos do marketing digital - há simplesmente muito para a maioria das agências fazerem.

Ao criar sua própria agência, você precisa jogar com seus pontos fortes. A maioria dos fundadores de agências trabalhou seu caminho através de outras agências ou trabalhou como freelancer por vários anos, adquirindo experiência inestimável, conhecimento do setor e construindo conexões com colegas e clientes.

Importante, eles viram o que funcionou e o que não funcionou em outros ambientes de agências. Talvez eles tenham visto oportunidades ao observar problemas ou desafios dos clientes e, talvez, testemunhado deficiências nas agências para enfrentar esses problemas diretamente.

Isso provavelmente contribuiu para o aumento de agências menores focadas em disciplinas de marketing de nicho ou direcionadas a indústrias específicas. Elas podem superar agências maiores por causa de seu foco e capacidade de contratar especialistas dentro de áreas de concentração.

A maioria das agências digitais se categoriza em uma das seguintes categorias abaixo. Isso é geralmente útil para os clientes quando estão procurando por parceiros de agência:

Agências de Serviço Completo

Agências digitais maiores se autodenominam como "full-service". Isso significa que elas podem literalmente executar qualquer atividade de marketing digital, não importa qual seja o briefing do cliente.

Se essas agências não têm as pessoas necessárias para executar o trabalho em mãos, elas imediatamente contratam especialistas ou preenchem lacunas de talento com freelancers.

Ao dizer 'sim' para cada briefing, eles conseguem cobrar um valor premium por essa flexibilidade. AKQA é uma agência digital full-service prolífica, com sede em San Francisco e 2.200 funcionários globalmente, espalhados por 29 localidades ao redor do mundo:

Agências de Desenvolvimento de Aplicativos para Websites

Essas agências são especializadas no design, construção, implantação e manutenção contínua de sites e aplicativos móveis. Este é um campo altamente competitivo com uma composição diversificada de agências.

Na extremidade inferior, estes podem ser freelancers / autônomos que fazem tudo por conta própria ou grandes empresas de desenvolvimento que contratam centenas de especialistas e trabalham em projetos de grande orçamento.

E então há tudo no meio. Unified Infotech é uma agência de desenvolvimento líder em Nova York que entregou mais de 1.500 projetos digitais:

Agências de Branding / Design Criativo

Agências de branding e criativas focam na maneira como uma marca parece, sente, se comporta e se comunica. Essas agências normalmente entregam documentos de diretrizes de marca e também ativos visuais que servem como uma referência definitiva sobre como qualquer trabalho de cliente deve parecer e se sentir.

Quando os clientes trabalham com várias agências para realizar diferentes projetos, as agências de branding geralmente são contratadas primeiro para definir as diretrizes da marca.

Eles são às vezes referidos como os "guardiões da marca" ou a "agência líder" quando um cliente trabalha com múltiplas agências. Ideo é uma consultoria de design altamente respeitada fundada em Palo Alto, com mais de 700 pessoas em escritórios ao redor do mundo:

Agências de Busca / SEO

As agências de SEO têm a tarefa de otimizar o posicionamento orgânico dos seus clientes nos motores de busca.

Não é preciso dizer, agências de SEO dependem de ferramentas como SEOptimer todos os dias! Victorious é uma agência de SEO líder em San Francisco que ganhou o prêmio Global SEO Agency of the Year: da Search Engine Land.

Agências de Mídia

Agências de mídia também são conhecidas como agências PPC (Pay Per Click) e focam na reserva de mídia paga (anúncios).

Dependendo da agência, às vezes eles podem entregar a criatividade que fica no anúncio, caso contrário, eles normalmente são responsáveis por executar a campanha publicitária, o que envolve pesquisa para descobrir os melhores canais para alcançar o público-alvo, montar planos de mídia, reservar os anúncios (também conhecido como tráfego), configurar o direcionamento, executar a otimização contínua e relatar.

Agências de mídia digital podem reservar anúncios em qualquer lugar, como:

• Anúncios de pesquisa como Google Ads e Bing Ads - também conhecidos como SEM (Search Engine Marketing)
• Anúncios em redes sociais como Facebook Ads, LinkedIn Ads, Twitter Ads, etc
• Anúncios em display - também conhecidos como anúncios em banner que aparecem por toda a web (isso também pode ser referido como anúncios Programáticos quando múltiplas bolsas de anúncios são utilizadas)
• Anúncios nativos - também conhecidos como anúncios de Descoberta, que são peças de conteúdo publicitário geralmente vistas em sites de notícias
• Quaisquer outros métodos de publicidade digital como publicidade de afiliados, anúncios em painéis digitais ou outras plataformas fechadas de compra de anúncios também conhecidas como DSPs (Demand Side Platforms)

Mindshare é uma agência de mídia global com sede em Nova York e parte da enorme rede GroupM:

Agências de Mídias Sociais

Agências de mídia social fornecem estratégia, conteúdo, gerenciamento de comunidade e otimização em canais de mídia social como Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter, Snapchat e YouTube.

Isso pode incluir canais emergentes como TikTok e Byte. Agências de mídia social geralmente oferecem trabalho orgânico e pago, o que pode potencialmente causar sobreposições se os clientes também trabalharem com agências de mídia. We Are Social é uma agência de mídia social global líder, com sede em Londres:

Agências de Performance e CRO

Agências de Performance ou CRO (Otimização da Taxa de Conversão) geralmente são agnósticas em relação à disciplina, o que significa que utilizam quaisquer partes do marketing digital para aumentar o ROI com base nos objetivos de negócios do cliente.

Isso geralmente significa uma mistura de busca e social com grande ênfase em mídia paga, mas pode literalmente incluir qualquer atividade em qualquer canal digital com o único propósito de impulsionar o desempenho de marketing.

Papertoaster é uma renomada agência de performance sediada em Singapura que transformou sua oferta em produtos de crescimento:

Agências de Comunicação de RP

As agências de RP (Relações Públicas) focam em promover produtos e serviços dos clientes na imprensa - geralmente publicações de notícias mainstream e outras propriedades de alto tráfego.

Eles mantêm relacionamentos próximos com jornalistas, escritores e editores e continuamente apresentam ideias de pautas com o objetivo de formulá-las de tal maneira que despertem o interesse editorial.

O sucesso deles é julgado pelo número de "hits" (ou seja, menções) que eles podem gerar para seus clientes.

Algumas agências de comunicação se especializam em comunicação interna (para grandes corporações) ou comunicação corporativa também. Weber Shandwick é uma agência global de RP e comunicações com uma herança na região da Ásia-Pacífico:

Agências de Marketing de Conteúdo / Inbound

Agências de conteúdo, também conhecidas como agências inbound, focam na criação de conteúdo. Elas são contadoras de histórias por natureza e criam o melhor conteúdo escrito, visual e auditivo para engajar clientes e impulsionar vendas.

O termo inbound está relacionado ao marketing de atração onde os clientes procuram uma marca geralmente como resultado de conteúdo que consumiram em oposição ao outbound marketing, que é onde o cliente é interrompido com anúncios ou uma abordagem de vendas.

256 Content é uma agência de conteúdo líder em Dublin, vencedores do Prêmio de Agência do Ano do Content Marketing Institute:

Então existem alguns outros tipos de agências de nicho, como:

Agências de Marketing de Influenciadores - essas agências se comportam como uma agência de talentos tradicional, exceto pelo fato de que representam influenciadores!

Os clientes trabalham com essas agências fornecendo informações sobre os objetivos do projeto, público-alvo e orçamento.

A agência então procura em seu elenco de influenciadores no Instagram, YouTube, Snapchat, TikTok, etc e recomenda talentos de sua rede. Em seguida, trabalham com o influenciador para criar conteúdo e são o canal de comunicação entre o(s) influenciador(es) e o cliente.

Agências de Gestão de Comunidade - essas agências especializadas focam na gestão de comunidade nas redes sociais.

Isso inclui a moderação de comentários, a manutenção da política de discussão, responder a perguntas e, em geral, desempenhar um papel de atendimento ao cliente. Eles podem encaminhar solicitações de atendimento ao cliente para especialistas do lado da marca ou lidar diretamente com as solicitações.

Essas agências são populares para clientes de maior risco como Governo, marcas de álcool, marcas financeiras, etc., que precisam de gerenciamento de comunidade 24/7.

Eles normalmente assumem o controle das contas sociais fora do horário comercial, começando às 17h e gerenciando-as até às 9h da manhã seguinte, quando o cliente assume durante o seu dia de trabalho.

Agências Focadas em Setores Específicos - algumas agências oferecem múltiplos serviços acima, mas o fazem dentro de uma categoria ou vertical específica.

Por exemplo, uma agência digital que trabalha exclusivamente com corretores de imóveis ou escritórios de advocacia ou marcas de moda - você escolhe! Se você fizer uma busca rápida, provavelmente encontrará agências que existem na maioria das categorias.

Sua grande vantagem sobre outras agências é que eles possuem conhecimento profundo da categoria e geralmente têm ampla experiência dentro dessa categoria.

Agências B2B - As agências B2B trabalham exclusivamente para clientes de negócios para negócios. Em outras palavras, clientes que vendem para outras empresas.

Essas agências usam o LinkedIn intensamente e confiam em táticas conhecidas de geração de leads B2B como marketing de conteúdo / marketing de entrada e marketing de eventos.

Agências B2G - As agências B2G trabalham exclusivamente para clientes de negócios para o Governo. Em outras palavras, clientes que vendem para Governos.

Essas agências contam com relacionamentos desenvolvidos no Governo e ajudam a orientar seus clientes por meio dos processos de aquisição do Governo, licitações e inscrição em painéis de serviços.

Kyle Rachi, CEO na Proposify diz:

"Muitas agências de design e marketing não têm uma proposta de valor clara além de 'fazemos um bom trabalho' e elas não direcionam para nenhuma indústria específica ou atendem a um mercado vertical, acreditando que devem trabalhar para qualquer negócio que queira contratá-las.

Não cometa esse erro.

A maneira de conseguir bons clientes que pagam tarifas altas é focar em um nicho específico para que você não tenha que competir como um generalista".

Desenvolvendo o Modelo de Negócios da Sua Agência Digital

Você pode ter ouvido falar do Lean Canvas que busca substituir o frequentemente inchado documento de plano de negócios por um modelo de negócio de uma única página usando 9 blocos de construção.

Nós nos inspiramos nesta ferramenta e desenvolvemos o Digital Agency Lean Canvas como uma maneira de brainstorm, planejar e comunicar como sua nova agência digital irá operar.

Para mais informações e um exemplo de passo a passo de agência, confira nosso guia completo e modelo: Exemplo de Lean Canvas para Agência Digital (com PDF).

Principais Pessoas da Agência

No início, há o fundador ou a equipe fundadora - esses são os dias fáceis (embora não exista tal coisa como um dia fácil no mundo das agências).

Embora o pessoal-chave dependa do tipo de agência que você inicia, existem certas funções críticas necessárias em todas as agências.

Às vezes uma pessoa desempenha múltiplas funções, mas à medida que você cresce, provavelmente precisará de pessoal dedicado a cada função.

Quanto mais você aumenta o número de funcionários, mais complexa se torna a agência. O crescimento é bom, mas também tem seu próprio conjunto único de desafios. Essas funções críticas incluem:

CEO / Diretor Executivo - o líder da agência que define a agenda, gerencia o negócio e atrai talentos & clientes.

Novos Negócios - alguém para impulsionar a geração de leads, expansão de clientes existentes, preparação de apresentações & propostas e manutenção de um pipeline suficiente de novos clientes.

Gestão de Contas - alguém para assumir o relacionamento com o cliente, ser a principal interface entre a equipe da agência e a equipe do cliente, gerenciar as expectativas do cliente e entregar o que eles desejam dentro do prazo e do orçamento.

Estratégia / Planejamento - alguém para assumir a estratégia do trabalho, como ele se encaixa no negócio mais amplo do cliente e como ele entrega os objetivos e KPIs pretendidos.

Produção - profissionais que executam o trabalho, seja ele projetar, construir, programar, escrever, filmar, editar ou qualquer outro ofício técnico.

Definição de Metas

Ao iniciar qualquer novo empreendimento, é fundamental estabelecer metas. Um dos modelos de definição de metas mais citados é o SMART:

• Specífico: os objetivos devem ser cristalinos e objetivos. Um ótimo objetivo específico é "Crescer a agência para 6 clientes com uma receita mensal de $50,000."
• Mensurável: você deve ser capaz de responder à pergunta "como saberei quando eu a tiver alcançado?"
• Aspiracional: adicione pelo menos 20% a mais ao seus objetivos - pense nisso como possibilitar uma meta estendida. Você alcançará seus objetivos mais rapidamente com essa mentalidade.
• Realista: conheça seu potencial e o que é realista no seu mercado.
• Time-bound: foco em prazos específicos para curto, médio e longo prazo.

Alguns ótimos exemplos de objetivos de agência incluem:

• Crescer para 10 clientes retidos até o final do ano
• Aumentar a receita mensal em 15% até o final do próximo trimestre
• Vender mais pelo menos 2 serviços novos para clientes atuais até o final do mês
• Dobrar a quantidade de novos leads de negócios inbound em 90 dias

Capacitação

Aprimorar suas habilidades e as de sua equipe é vital, especialmente na indústria de marketing digital, porque a tecnologia está evoluindo constantemente e sempre há novas coisas para aprender.

Como Davida Shensky diz "Você precisa ser bom no que vai oferecer como serviços profissionais. Coloque o trabalho em um emprego das 9 às 5 antes de se lançar por conta própria. Você não pode se vender como um especialista em marketing digital sem ser um especialista em marketing digital."

Algumas agências possuem um orçamento de treinamento ou desenvolvimento profissional que os funcionários recebem anualmente para gastar em cursos, conferências, mentores e outras atividades de aprendizado.

Isso não é apenas ótimo para o indivíduo, mas excelente para a agência, já que os funcionários trazem de volta esses aprendizados e os aplicam diretamente em suas funções.

Palestrante e consultora, Lilach Bullock recomenda que as agências implementem PDPs (Planos de Desenvolvimento Pessoal) para seus funcionários que estabeleçam quais lacunas de habilidades cada funcionário deseja abordar e como eles vão fazer isso.

Colocar os funcionários no comando do próprio desenvolvimento de habilidades é vantajoso e também os torna responsáveis pelo que aprendem.

Após o aprendizado, os funcionários precisam ser capazes de aplicar suas novas habilidades - isso pode significar a necessidade de novas ferramentas ou softwares para colocar a teoria em prática. Os colaboradores também devem ser encarregados de educar outros na agência por meio de apresentações ou lunch and learns.

Como David Shensky diz "Você precisa ser bom no que vai oferecer como serviços profissionais. Dedique-se em um trabalho das 9 às 17 antes de se aventurar por conta própria. Você não pode se vender como um especialista em marketing digital sem ser um especialista em marketing digital."

Custos Operacionais Típicos

Iniciar uma agência não precisa custar muito. Como há muito pouco gasto de capital inicial necessário, a barreira de entrada é baixa. Conforme você cresce, sua maior despesa será com pessoas, sejam elas assalariadas ou freelancers.

Após os custos com pessoal, os próximos itens de maior valor incluem:

• aluguel do escritório
• custos empresariais como contabilidade / jurídico / seguro / registro
• custos operacionais como utilidades, equipamentos de escritório e consumíveis
• assinaturas de software, hospedagem de sites e taxas de licenciamento

Detalhando ainda mais os custos de software, DPM publicou um guia útil de softwares populares usados por agências:

Alguns destaques no guia da DPM incluem FunctionFox, uma ferramenta de gerenciamento de projetos criada por uma agência para agências, Mavenlink para rastreamento de desempenho operacional e financeiro e VOGSY para automação de comunicações dentro do G Suite.

Essas ferramentas de software começam a partir de apenas $5 por mês e vão até $19 por mês.

Agência digital australiana IGNITE escreveu sobre seu conjunto de tecnologias que inclui:

• Adobe Creative Suite - pacote padrão da indústria para design - $52.99 por mês
• Asana - gerenciamento de projetos - $13.49 por usuário por mês
• BrowserStack - teste de navegador - $12.50 por mês
• Cloudflare - Rede de Entrega de Conteúdo (CDN) - $5 por mês
• Figma - ferramenta de wireframe e prototipagem - $12 por usuário por mês
• Fullstory - análise detalhada de sites - POA
• G Suite - Gmail, Analytics e Ads - $8.40 por usuário por mês
• Pandadoc - gestão de propostas e orçamentos - $9 por usuário por mês
• Pingdom - monitoramento de tempo de atividade do servidor - $13.95 por mês
• Rocket Validator - validação de código - $72 por mês
• SEOptimer - auditorias de sites - $19 por mês
• Slack - comunicação interna - $8 por usuário por mês
• Suitcase Fusion - gerenciamento de fontes & biblioteca - $119.95 compra única
• UserTesting - software de teste de usuário - POA
• Vaultpress - backups de sites e segurança - $39 por ano

A maioria das ferramentas acima vem com planos gratuitos e/ou testes gratuitos também!

Encontrando Clientes e Ganhando Trabalhos

A maioria dos fundadores de agências possui uma rede existente que eles usam para conquistar seus primeiros clientes. Alguns até saem de agências e levam consigo clientes que se tornam clientes fundamentais em uma nova agência.

Se você está começando do zero, no entanto, precisará de um forte ponto de diferença no mercado e de uma maneira de comunicar como você é diferente e melhor do que as outras agências com as quais compete.

"Colocamos uma placa dizendo 'Agência de design UX' para anunciar nossos serviços. Realizamos degustações de uísque em nossas mesas para explicar o que fazíamos. Quando as pessoas vinham conversar, conhecíamos todas as diferentes startups do prédio e boom! Foi assim que conseguimos nossos primeiros clientes."

Quando começou sua agência AJ&Smart, Jonathan Courtney encontrou todos os seus primeiros clientes trabalhando em um espaço de co-working para startups.

"Colocamos uma placa dizendo 'agência de design UX' para anunciar nossos serviços. Realizamos degustações de uísque em nossas mesas para explicar o que fazíamos. Quando as pessoas vinham conversar, conhecíamos todas as diferentes startups do prédio e boom! Foi assim que conseguimos nossos primeiros clientes.

Geografia é algo que as pessoas realmente não consideram como um fator importante, mas nós fisicamente tivemos que estar no espaço onde os potenciais clientes estavam. Se eu fosse começar uma agência novamente, eu faria exatamente a mesma coisa".

Os clientes avaliam os parceiros de agência de várias maneiras, mas no final do dia, você está vendendo seus serviços para pessoas. As pessoas são emocionais e nem sempre tomam decisões racionais. Alguns dizem que, se você não pode tomar uma cerveja com a outra pessoa, não deveria trabalhar com ela.

Descobri que quanto mais você demonstra seu entendimento sobre o negócio do cliente e seus desafios, maiores são suas chances de conquistar o trabalho.

Nem sempre é a equipe mais conhecedora, mais premiada ou mais criativa que vence uma nova proposta de negócio - geralmente é a equipe que se conecta melhor com as pessoas na sala, tem um profundo entendimento do negócio do cliente e oferece ótimas soluções para atender às suas necessidades.

De acordo com um estudo de 2019 da WordStream que entrevistou gestores de agências, o maior desafio enfrentado pelas agências digitais era "conseguir novos clientes":

Para abordar diretamente esse desafio, quando perguntado qual a principal fonte para aquisição de novos clientes, a resposta mais popular foi "indicações de clientes":

Este ciclo circular é fundamental para desenvolver um novo pipeline de negócios robusto. Manter os clientes felizes e entregar um trabalho excepcional os encoraja a falar sobre você no setor e com seus colegas, o que abre a porta para novos trabalhos no futuro.

Para geração de leads online, você não pode ignorar nossa Ferramenta de Auditoria Incorporável. Basta adicionar o código ao site da sua agência e você poderá oferecer instantaneamente aos visitantes do seu site uma auditoria instantânea de site totalmente personalizável.

Esta é uma poderosa ferramenta de geração de leads que pode ajudá-lo a iniciar a conversa com potenciais clientes:

Gerenciando uma Agência Digital

À medida que a agência cresce, também aumenta o nível de planejamento operacional. Processos precisam ser implementados para gerenciar o fluxo de trabalho intrincado de múltiplos clientes, múltiplas peças de trabalho e múltiplos recursos.

Cada semana, a equipe de gestão normalmente planeja a capacidade da agência conhecida como o plano de capacidade.

Isso é irrelevante para pequenas agências de 2 ou 3 pessoas, mas se sua agência tem, por exemplo, 10 funcionários em tempo integral que trabalham 40 horas por semana, então a agência tem 400 horas de capacidade semanal que precisam ser planejadas.

Cada funcionário terá uma porcentagem de tempo que poderá dedicar ao trabalho com clientes (ou seja, trabalho faturável) enquanto o restante do tempo será gasto em trabalho interno (ou seja, trabalho não faturável) como reuniões de equipe, brainstorming, desenvolvimento de novos negócios, atividades de equipe etc.

Será seu objetivo garantir que você consiga o equilíbrio certo ao alocar horas suficientes no planejador de capacidade para realizar o trabalho com alta qualidade, ao mesmo tempo em que garante que o projeto permaneça rentável para a agência, trabalhando de trás para frente a partir do orçamento ou retentor mensal e dividindo pela taxa horária de cada funcionário alocado. Isso pode ser complicado!

Para qualquer negócio que fature por horas trabalhadas, é importante acompanhar a capacidade planejada a cada semana em comparação com as horas efetivamente gastas. Isso exige que todos os funcionários mantenham folhas de ponto precisas detalhando quanto tempo eles gastaram com cada cliente e em cada projeto.

Existem várias soluções digitais de controle de horas, mas escolher uma que seja parte ou se integre ao seu sistema de folha de pagamento é o melhor para eficiência e relatórios.

O preenchimento de folhas de ponto é muito importante, mas vamos encarar, os funcionários não gostam de fazê-lo, então algumas agências adotaram algumas medidas severas divertidas para garantir que os funcionários completem suas folhas de ponto toda semana.

A agência brasileira Casa possui uma geladeira totalmente abastecida, eletronicamente trancada ao sistema de controle de horas, e só destranca na sexta-feira à tarde quando todos os controles de horas são enviados!

Até o final da semana, você pode reconciliar as horas reais gastas com o plano de capacidade. Essa reconciliação resulta em um relatório de produtividade que mostra quais dos seus funcionários são os mais "produtivos" com base em quanto tempo eles gastaram em horas faturáveis.

Gerenciando Funcionários de Agência

A cultura das agências é certamente única. Enquanto o estereótipo de trabalhar muito, se divertir muito dos millennials se mantém um pouco verdadeiro nas maiores agências; atualmente há muito mais diversidade e equilíbrio entre trabalho e vida pessoal.

Em um negócio de serviços impulsionado por prazos e desempenho, existem muitas oportunidades para o estresse se acumular.

Porque o trabalho é principalmente de natureza criativa, as agências atraem extrovertidos e pessoas com grandes egos. Esse ambiente pressurizado pode levar a uma tempestade perfeita de cultura interna negativa.

Isso se manifesta na alta taxa de rotatividade dos funcionários da agência. Em entrevistas de desligamento, os funcionários geralmente mencionam a falta de equilíbrio, atrito com colegas ou a sensação de estagnação como as principais razões para sair.

Rachelle Denton, Co-Fundadora da The Storm Collective, relembra seu tempo trabalhando em agências:

"Foi incrivelmente exigente em termos de quantidade de horas. Não era incomum ter pessoas que se desgastavam por causa do trabalho. Eu tinha amigos que são médicos, e todos eles continuavam dizendo que a maneira como eu trabalhava era um pouco louca."

É trabalho da gestão manter uma cultura de agência de saúde onde os funcionários gostem de vir trabalhar e se sintam valorizados.

Várias estratégias que as agências usam para manter ou promover um equilíbrio saudável entre trabalho e vida pessoal incluem:

• Almoços em equipe
• Manhãs sem reuniões
• Retiros e eventos sociais
• Bebidas de sexta-feira
• Segundas de inverno (início tardio na segunda-feira durante o inverno)
• Fortnights de 9 dias
• Trabalho remoto / flexível ou,
• Iniciativas de serviço comunitário onde os funcionários deixam o escritório por um dia e trabalham para sua caridade favorita ou organização sem fins lucrativos.

Construir um senso de camaradagem e progresso compartilhado em direção à missão da agência também contribui para uma cultura positiva.

#officegoals - Escritório de Los Angeles da TBWA\Chiat\Day

Apesar de tudo isso, às vezes há pouco que você pode fazer sobre a alta rotatividade de funcionários.

Com o pessoal das agências em alta demanda, escassez de habilidades e agências recrutando perpetuamente - isso reduziu o pool de talentos disponíveis em muitas cidades, resultando em um aumento da caça de talentos, o que, por sua vez, alimenta uma maior rotatividade.

A Federação de Mídia da Austrália diz que a taxa de rotatividade nas agências de mídia australianas está se aproximando rapidamente da marca de 35% ao ano, o que é enorme.

Na verdade, algumas agências reduziram o requisito de licença por tempo de serviço de 10 anos para apenas 5 anos, o que é um testemunho dos problemas de alta rotatividade nesta indústria.

Paul Gumbinner, Presidente da Gumbinner Co, recomenda que as agências implementem programas de retenção de funcionários para incentivar os empregados a permanecerem.

O reconhecimento também é essencial. Gumbinner diz que até um simples e-mail para toda a equipe pode fazer toda a diferença para que as pessoas se sintam valorizadas.

Atrair talentos pode ser tão difícil quanto retê-los. Enquanto algumas agências trabalham com recrutadores, muitas seguem sozinhas e divulgam vagas de emprego no LinkedIn e em quadros de empregos do setor.

Buscar talentos através de headhunting é outra opção e, com a nova funcionalidade no produto Talent Solutions do LinkedIn, é mais fácil restringir uma lista potencial de candidatos com a capacidade de filtrar pessoas que estão explicitamente "abertas a ofertas de emprego".

But at the end of the day Stephen Beck, Founder of EngineDigital diz "Grandes talentos requerem trabalho significativo. As melhores agências reconhecem que suas pessoas são seu maior ativo, e manter sua equipe engajada através de trabalho significativo continua sendo uma prioridade principal.

Essas agências com uma visão definida e um conjunto de princípios se concentram em encontrar os clientes e projetos certos, movidos por um propósito, que mantêm a equipe da agência desafiada e realizada".

Dando o Salto

Com tudo isso em mente, pode ser um pouco assustador se você estiver no ponto de partida prestes a embarcar na sua nova empreitada.

Poupe um pensamento para Mario Falchoni, fundador da Retorix, que lançou sua agência em abril de 2020 durante a pandemia de Coronavírus.

"Como todos os outros, assistimos aos eventos de março se desenrolarem com crescente inquietação. Mercados de ações em queda, esgotamento da política monetária, restrições sociais cada vez mais rigorosas e mortalidade global em ascensão.

O resultado de nossas deliberações? Navios são construídos para cruzar os oceanos, não para ficarem seguros nos portos. Da mesma forma, estrategistas, comunicadores e construtores de marca prosperam em uma crise. Assim, cingindo nossos lombos e unidos pela nossa lógica, lançamos a Retorix. Ela também nasceu em uma recessão.

Tin Rovic escreve sobre a construção de agências do zero e destacou 7 pontos para proprietários de agências que estão apenas começando:

https://twitter.com/tinrovic/status/1259090743433494529

As barreiras para a entrada no mercado para iniciar uma agência têm diminuído à medida que a indústria digital se torna cada vez mais fragmentada.

De fato, pode-se dizer que nunca houve um momento melhor para iniciar uma agência digital, à medida que mais clientes transferem suas atividades de marketing e orçamentos para o digital.

Comece com o Digital Agency Lean Canvas da SEOptimer e mapeie seus clientes-alvo, seu foco e como você gerará leads.

Embora este modelo não seja definitivo, ele lhe dará um ponto de partida. Registre um domínio, coloque um site no ar e comece a se apresentar para potenciais clientes. Não se esqueça de que você também pode baixar este guia em formato PDF!